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Respostas que demoram dias, prazos cumpridos à última hora, relatórios que nunca chegam. Se já pensaste em mudar de contabilista mas estás à espera do fim do ano, não precisas. A mudança pode fazer-se em qualquer mês — só tem de ser bem preparada.
Primeiro, acerta as contas com o anterior
As regras da profissão obrigam o novo contabilista a perguntar ao anterior, por escrito, se tem honorários por receber. O anterior tem 15 dias para responder. Se houver valores em dívida, o novo contabilista não pode aceitar o trabalho enquanto a situação não estiver resolvida.
Por isso, antes de avançar, confirma que não tens faturas do contabilista anterior por pagar — e, se discordares de algum valor, trata disso por escrito. Vê também que aviso prévio o teu contrato prevê para terminar o serviço.
O que pedir ao contabilista anterior
A documentação e os registos são da tua empresa, não de quem os guarda, e o contabilista anterior tem de os entregar. Pede, pelo menos:
- O ficheiro SAF-T da contabilidade do ano em curso, com todos os movimentos desde 1 de janeiro.
- O balancete na data da mudança e as contas do último ano fechado.
- As declarações entregues (IVA, retenções na fonte, Modelo 22, IES) e os comprovativos de pagamento.
- O mapa dos ativos e das depreciações.
- Os extratos das contas de clientes e fornecedores.
- Se tens colaboradores, os processamentos salariais do ano e os contratos de trabalho.
- Os planos de pagamento em prestações com as Finanças ou a Segurança Social, se existirem.
Porque não chegam os saldos
Numa mudança a meio do ano, é tentador começar do zero com os saldos de um determinado mês. Não pode ser assim: o ficheiro SAF-T da contabilidade de cada ano tem de ser único e incluir todos os movimentos desde 1 de janeiro. Se mudares em abril, o novo contabilista tem de integrar os registos de janeiro a março — importando o ficheiro do programa anterior ou voltando a lançá-los.
Como se faz a passagem nas Finanças
O novo contabilista indica no Portal das Finanças que vai assumir a tua contabilidade, e tu confirmas a nomeação com o acesso da empresa. O anterior regista a saída do lado dele. Já não há cartas com códigos de confirmação: tudo se faz online.
Combina também, por escrito, quem entrega o quê. Se mudares em março, por exemplo, é preciso decidir quem fecha as contas do ano anterior e entrega a declaração de IRC e a IES. Pode ser o contabilista anterior, que acompanhou esse ano, ou o novo — o importante é que fique claro.
E mantém o controlo dos acessos: as senhas do Portal das Finanças e da Segurança Social Direta devem ser da empresa. Quando a passagem estiver concluída, altera-as.
Qual é o melhor momento
Qualquer mês serve, mas há alturas mais simples:
- No início de um mês ou de um trimestre, para que cada período de IVA fique todo com o mesmo contabilista.
- Longe dos grandes prazos, como o fim de maio (declaração de IRC) e meados de julho (IES).
- No início do ano, se puderes escolher — não é obrigatório, mas simplifica a passagem.
Quanto tempo demora
Com o contabilista anterior a colaborar, a passagem faz-se normalmente em poucas semanas. O que costuma demorar mais é reunir a documentação — por isso, quanto mais cedo a pedires, melhor.
Na FALO, tratamos da mudança por ti: falamos com o teu contabilista atual, recuperamos o que estiver atrasado e fazemos a nomeação nas Finanças. Tu só aprovas.
Este artigo é informativo e reflete as regras em vigor a 10 de outubro de 2026. Cada caso é um caso: antes de decidires, fala connosco.