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É uma das perguntas que mais ouvimos: “posso pôr isto na empresa?”. A resposta curta é que só se a despesa servir o negócio. A resposta longa tem algumas nuances — e vale a pena conhecê-las, porque os erros nesta fronteira saem caros.
A regra base
Para contar como gasto da empresa, uma despesa tem de cumprir duas condições:
- Servir o negócio. Tem de estar ligada à atividade: comprar, produzir, vender ou manter a empresa a funcionar.
- Estar documentada. Com fatura em nome da empresa, com o NIF dela. Um talão sem NIF ou uma fatura em teu nome não chegam.
Uma despesa sem qualquer documento é pior do que uma despesa pessoal: além de não contar como gasto, paga um imposto próprio de 50%, a chamada tributação autónoma.
Os casos que geram mais dúvidas
| Despesa | Em regra | Atenção |
|---|---|---|
| Almoço ou jantar com um cliente | Da empresa | É uma despesa de representação: paga tributação autónoma e o IVA não se recupera |
| O teu almoço de todos os dias | Pessoal | Só é da empresa em deslocações de trabalho |
| Carro da empresa | Da empresa | Na maioria dos casos, paga tributação autónoma e o IVA não se recupera — os elétricos têm regras próprias |
| Telemóvel e internet | Da empresa, se usados no trabalho | Contratos e faturas em nome da empresa |
| Computador, software, formação | Da empresa | Desde que ligados à atividade |
| Viagem de trabalho | Da empresa | Só a parte do trabalho — os dias de férias são pessoais |
| Supermercado, ginásio, escola dos filhos | Pessoal | Nunca entram na empresa |
O que acontece quando se mistura
- O gasto não conta para reduzir o IRC, e o IVA que tenhas recuperado tem de ser corrigido.
- Pode ser tratado como rendimento teu. Se a empresa paga despesas pessoais de um sócio sem justificação, as Finanças podem considerar que é uma forma disfarçada de lhe pagar — e tributar esse valor em IRS.
- Numa inspeção, as correções vêm acompanhadas de juros e coimas.
Como evitar problemas
- Contas separadas. Uma conta bancária e um cartão só para a empresa.
- Fatura com o NIF da empresa em todas as despesas da empresa — e só nessas.
- Pagaste uma despesa da empresa com dinheiro teu? Guarda a fatura em nome da empresa e pede o reembolso.
- Pagaste uma despesa pessoal com o cartão da empresa? Avisa a tua contabilista e devolve o valor. Até lá, fica registado como uma dívida tua à empresa.
- Paga-te de forma organizada: um salário ou dividendos, em vez de ires tirando dinheiro quando precisas.
Então como se tira dinheiro da empresa?
Há três formas normais, e cada uma tem os seus impostos:
- Salário, como gerente ou trabalhador: paga Segurança Social e IRS, e conta como gasto da empresa.
- Dividendos, se a empresa tiver lucros para distribuir: pagam, em regra, 28% de IRS.
- Reembolsos de despesas que pagaste pela empresa ou de dinheiro que lhe emprestaste.
Qual compensa mais depende da tua situação. É uma boa conversa para ter com a tua contabilista na reunião de fecho de ano.
E se trabalhas em nome individual?
A lógica é a mesma: só contam as despesas da atividade. Se tens contabilidade organizada e trabalhas a partir de casa, há uma regra a conhecer: das despesas da casa — renda, luz, água e telefone fixo —, só podes considerar até 25%. No regime simplificado, as regras são outras.
No serviço de gestão de despesas, organizamos os recibos, as faturas e os cartões da empresa todos os meses, para saberes exatamente para onde vai o dinheiro.
Este artigo é informativo e reflete as regras em vigor a 10 de outubro de 2026. Cada caso é um caso: antes de decidires, fala connosco.